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1、前言

标准化采购是降低采购成本,提高采购质量的重要手段之一。如今,服务采购市场规模飞速发展,根据国库司公布数据,2012~2020年全国政府服务采购市场规模的cagr(复合增长率)为30.6%,是工程cagr9.6%以及货物cagr9.7%的三倍多。但是由于服务采购具有无形化的特点,其相较于工程和货物类采购来说标准化程度却是最低的,因此,推进服务采购标准化实现增质提效是采购管理的焦点之一。

图:2012~2020年全国政府货物、工程、服务采购市场规模

资料来源:国库司、元韬咨询整理

 

2、困难与挑战

服务采购是指政府为了支持正常的运作,通过招标、竞标的方式从供应商获取本身不能或不愿提供的服务。服务本身难以量化,给专业部门、采购部门和供应商都带来了不同程度的问题。从专业部门的角度来看,沟通成本大,难以确保供应商完全理解采购要求,缺乏对采购服务的验收依据。从采购部门的角度来看,评标时不同的专家意见难以统一,各执一词,且澄清工作量大。从供应商的角度来看,阅读难度大,同类服务要求不同的需求单位表述不一,后续服务执行缺乏明确要求。

图:服务采购困难与挑战

 

3、全流程拆解

明确政府服务采购全流程,辨析其关键节点以及连接不同节点的沟通方式是进行标准化建设,实现规范统一的首要步骤。从时间顺序上来看,服务采购全流程大体如下:专业部门编制需求计划给采购部门,由采购部门对需求计划进行审核以及整合,随后编制招标方案并发布,供应商根据招标方案制作投标书进行投标,随机抽取的评审专家根据招标方案以及供应商的标书进行择优评分,评标结束后对结果进行公示,有异议则进行澄清,无异议则签订合同,开始服务执行,最终付款结算。

图:服务采购全流程

 

4、标准化建设

服务采购标准化建设的整体思路是在已固化的采购目录和信息化系统的基础上,形成统一的采购模板,以结果为导向对相关法律依据、条例等标准文件进行提炼形成标准库为专业部门编制需求方案提供依据,推动需求方案的标准化、规范化进程,提高政府服务采购的效率。

图:服务采购标准化建设思路

(1)标准化建设核心在于专业部门编制的需求方案

从政务服务采购全流程来看,其中最为关键的要素便是专业部门编制的需求方案,一方面需求方案是后续工作的依据。采购部门由于专业性限制,在进行审核时只能大致对格式进行审核,实际内容大概率保留原样,而后续编制投标书,评标及澄清工作,服务执行等工作也都是围绕其进行的。另一方面需求方案是影响采购效率与采购质量的核心要素。服务无形化的特点给专业部门填写带来的挑战,同时也极大地影响后续专业部门跟供应商沟通的成本,以及专家评标及澄清的难度。因此,想要对服务采购进行标准化建设,关键在于规范、统一专业部门编制的需求方案。

(2)需求方案标准化建设核心在于形成统一模板及搭建标准库

需求方案标准化建设的工作重点在于形成统一部门以及搭建服务要求及标准库。模板是需求填报的开始,规范统一的模板可以让专业部门在填写的时候清晰地知道应该填写哪些板块的内容,避免出现漏填的现象,同时也规范了同一目录的标题,方便其他相关单位进行阅读及理解。除了确定框架结构的模板,还需要对其中的内容进行标准化,这需要从国家法律、相关条例、管理办法,以及国家、行业等标准文件中进行提炼,并结合自身的实际需求,形成对供应商以及服务要求及标准定性以及定量的标准库。

(3)标准库提炼的颗粒度应以结果为导向

在需求方案实施中,统一规范模板的样式只是工作量上面的问题,但是由于服务具有无形性的特点,服务过程相对来说比较主观而且难以量化,因此在标准库的提炼实施中面临着颗粒度大小确定的难题,对于服务内容及标准颗粒度的确定成为实施过程中的一大挑战。一方面颗粒度过大的话,容易使其成为摆设,不能对供应商进行实际性的约束,比如:“供应商需要制定xx管理制度”,像这种要求在服务标准文件中经常出现,但是在考核中缺乏实践性,几乎所有的供应商都会说自己具备,而且难以对其进行评估。另一方面颗粒度过细的话,不仅会给专业部门和采购部门带来工作负担,同时也降低了供应商投标的意愿。 提炼标准库的颗粒度应结果为导向,重点对供应商所应具备的服务资质、证书等提出相对应的要求,以及要求在服务完结时需提供由第三方认证的服务总结报告等相关证明。这样做的好处有:一是可以通过证书等相关结果文件对供应商所应具备的服务能力以及服务效果进行明确的约束,提高专业部门跟供应商的沟通效率,二是也是让专家在评标时可以以客观的依据进行评标,形成统一的意见,三是增强了后续对服务验收的依据,解决专业部门由于专业性、时间等因素受限难以对实际服务进行考核的难题。


5、总结
在服务采购市场规模迅速发展以及疫情制约经济的背景下,政府对服务采购降低成本、提高运作效率的要求越来越高,而服务采购由于无形化的特点,其管理难题使采购部门如鲠在喉。采购部门可以通过形成统一技术规范书模板,以结果为导向的原则构建服务要求及标准库,形成标准化、规范化的需求方案,实现服务采购提效增值。


作      者 | 余斯帆

编      辑 | 谢敏君

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